Een robuust intern auditprogramma
Bij Beneo-Remy is kwaliteitszorg stevig ingebed in de organisatiecultuur. Tijdens een recent bedrijfsbezoek gaf Maria Rosaria Petracca, lid van het Corporate Quality Team, een diepgaande toelichting op het interne auditprogramma dat de onderneming sinds 2020 heeft uitgebouwd. Wat begon als een noodzaak om verschillende systemen te harmoniseren, is uitgegroeid tot een strategisch instrument voor continue verbetering.
Van losse systemen naar één centrale aanpak
Na de fusie van Remy, Orafti en Palatinit bracht Beneo-Remy diverse certificeringsnormen (IFS, ISO 9001, FSSC 22000) samen onder één overkoepelend intern auditprogramma. Deze integratie was cruciaal om uniformiteit en kennisdeling tussen de entiteiten te bevorderen. Vandaag zijn alle sites en afdelingen opgenomen in dit systeem, met een duidelijke auditstructuur en een centrale rapportage via SharePoint.
Cyclisch, risicogebaseerd en lerend
Audits worden jaarlijks gepland op basis van risico’s, eerdere bevindingen, rotatieschema’s en beschikbaarheid van auditoren. Auditrapporten worden opgevolgd met CAPA’s (Corrective and Preventive Actions), technische reviews en evaluatievergaderingen. Ook volgt Beneo-Remy KPI’s rond tijdige afhandeling van bevindingen – een cruciale graadmeter voor effectiviteit.
Een Power BI-dashboard houdt overzicht op openstaande acties. Beoordelingen variëren van "excellent" tot "needs improvement", maar worden steeds gebruikt als leidraad, niet als ranking.
Feedback en evaluatie als motor voor verbetering
Jaarlijks worden evaluatieformulieren gestuurd naar alle geauditeerden. In 2023 werd 60% van de formulieren ingevuld – voldoende om trends te identificeren:
- Positieve reacties (“goede voorbereiding op externe audits”)
- Suggesties (“meer communicatie vooraf”)
- Kritiek (“auditagenda werd pas na herhaaldelijk vragen ontvangen”)
Deze input voedt het verbeterproces. Bevindingen zoals inconsistenties in communicatie of vertragingen worden meegenomen in de planning voor volgende cycli.
Sterktes en uitdagingen
Sterktes:
- Bevordering van samenwerking tussen afdelingen;
- Groeiende betrokkenheid van auditoren en auditees;
- Verhoogde zichtbaarheid van kwaliteitsprocessen.
Uitdagingen:
- Nog veel manueel werk (Excel);
- Follow-up van CAPA’s vereist actieve opvolging;
- Verschillen in auditbekwaamheid tussen auditoren;
- Wisselende betrokkenheid per afdeling
Naar een lerende organisatie
De interne audits creëren ook een community tussen voormalige silo’s. Waar afdelingen vroeger los van elkaar opereerden, leren ze nu van elkaar en werken samen aan verbeterprojecten. Er is bovendien ruimte voor ad-hoc audits bij lokale problemen, zoals klachten over verpakkingslijnen. Deze worden lokaal opgezet en zijn aanvullend op het centrale programma.
Elke drie maanden vindt er een kwaliteitscall plaats tussen sites. Incidenten en externe auditbevindingen worden gedeeld om het interne programma mee te voeden.
Van compliance naar continue verbetering
Hoewel het programma een belangrijke rol speelt in certificeringsvoorbereiding, reikt de impact verder dan compliance. Nieuwe afdelingen krijgen uitleg over het nut en de waarde van audits, en er wordt gestreefd naar voortdurende verbetering. De kwaliteitstools (audit, CAPA, management review) zorgen samen voor inzicht in de maturiteit van de sites.
Zoals Saria het samenvat: “Als we het toch moeten doen voor de certificatie, kunnen we er maar beter iets nuttigs uit halen.”
Rapportage aan het management
De resultaten van audits en evaluaties worden gedeeld met het hogere management via:
- Maandelijkse rapporten en wekelijkse calls met de CEO;
- Jaarlijkse management review;
- KPI’s in de PMAMS-nieuwsbrief, inclusief goede praktijken en trends.
De rol van corporate quality is daarbij harmoniserend, niet centraliserend. Elke site behoudt autonomie over haar eigen data en verbeterinitiatieven. Het centrale team ziet toe op de consistentie en rapporteert integraal naar de raad van bestuur.
Door audits slim in te zetten als leer- en verbeterinstrument, ontstaat er een cultuur van openheid, samenwerking en vertrouwen. Het resultaat is een robuust kwaliteitssysteem dat blijft evolueren, gedragen door de hele organisatie.
Een uitgebreide blik achter de schermen
Naast de uitgebreide uiteenzetting van het intern audit programma kregen we eveneens een volwaardig bezoek aan de productie en de stockage van Beneo-Remy. Een complexe organisatie waar we een zeer transparante blik op kregen doorheen de namiddag. Dank aan Edgar Stadtfeld, Saria Petracca, Roland Vanhoegaarden, en alle medewerkers die ons ontvingen! De namiddag werd eveneens symbolisch afgesloten met een stukje (rijst)taart. Onze dank gaat eveneens uit naar alle leden die dit bezoek bijwoonden.
Benieuwd naar opkomende bedrijfsbezoeken? Als lid schrijf je je gratis in via onze agenda.
Wens je meer info over het lidmaatschap of wil je deelnemen aan één van deze bedrijfsbezoeken? Dan kan je steeds contact opnemen met An Kint.