Dashboards, kwaliteit en bedrijfsprocessen
Kris Nuyt (Flexsys) startte de dialoog met een sterke uiteenzetting van hoe hij aan het werk gaat met dashboards bij Flexsys. Hij legde uit hoe zijn organisatie Power BI, SharePoint en Teams gebruikt om kwaliteitsdata te beheren en te visualiseren. Kristiaan besprak de structuur van hun dashboards, de verschillende soorten klachten die ze bijhouden, en hoe ze evaluaties en kwaliteitsbewustzijn meten. Hij gaf ook inzicht in de uitdagingen en voordelen van hun huidige systeem en beantwoordde vragen van andere deelnemers over hun aanpak en tools. Vervolgens gingen ook de andere deelnemers in dialoog met voorbeelden uit hun eigen organisatie.
Klachtenbeheer
Kris legde uit dat hun organisatie klachten bijhoudt op basis van productkwaliteit en transactionele problemen. Productkwaliteit klachten worden altijd geanalyseerd met een 8D-methode, terwijl transactionele klachten afhankelijk zijn van het oordeel van het salesteam. Significante klachten, die invloed kunnen hebben op de verkoop of een bepaalde drempel overschrijden, worden wekelijks gerapporteerd en besproken. Bob vroeg Kris of hun 8D-proces volledig in SAP zit. Kris antwoordde dat ze een standalone database gebruiken die lijkt op een Excel-bestand, en dat belangrijke acties in een actie-opvolgingsprogramma worden bijgehouden. Ward deelde dat hun organisatie klachten registreert en opvolgt in SAP, maar dat ze het complex vonden om rapporten te genereren. Hij bevestigde dat ze ook PPM's (Parts Per Million) gebruiken om klachten te meten.
Piet en Dries bespreken de culturele verschillen in klachtenbeheer tussen fabrieken in verschillende regio's. Dries benadrukt het belang van het kijken naar trends in plaats van absolute waarden om een beter beeld te krijgen van de kwaliteitsprestaties.
Power BI
Dries Geldof legde uit dat Barco Power BI gebruikt om leverancierskwaliteit te meten via DPM (defecten per miljoen onderdelen) en de prestaties van de top 10 leveranciers te volgen. Barco volgt hierbij klantgerelateerde KPI's zoals product failures en early field failures, waarbij ze trends analyseren om kwaliteitsproblemen te identificeren. De KPI's worden maandelijks gerapporteerd aan business units en topmanagement, waarbij Power BI wordt gebruikt voor gedetailleerde analyses. Ward Tielens maakt eveneens gebruik van Power BI, maar voornamelijk voor financiële rapportage, met beperkte toepassing voor kwaliteits-KPI's. De data van customer PPM, supplier PPM, en leveringsprestaties, worden wel verzameld en geanalyseerd in Power BI. Bij Soudal gaan ze met Power BI aan de slag voor het bijhouden van verschillende operationele en kwaliteitsgerelateerde KPI's, inclusief klachtenbeheer en inspectierapporten.
KPI's
KPI's worden gebruikt in dashboards om prestaties te monitoren en te verbeteren in verschillende bedrijfsgebieden. Zonder duidelijke bepaling van KPI'sis het onmogelijk om aan de slag te gaan met een dashboard.
Ward vermeldde dat hun KPI's voornamelijk gericht zijn op klanttevredenheid (DPM), kosten rond kwaliteit (scrap), leverancierskwaliteit, en leveringsprestaties. Hij gaf aan dat ze momenteel geen specifiek dashboard hebben, maar dat ze Power BI overwegen voor een beter overzicht.
Kris legde uit dat hun KPI's voor kwaliteit worden gevolgd via Power BI dashboards. Deze dashboards bevatten gegevens over klachten per fabriek, klantenevaluaties, en kwaliteitsbewustzijn. Hij benadrukte het belang van een gestructureerd dashboard om deze KPI's effectief te monitoren.
Dries beschreef hoe Barco KPI's heeft onderverdeeld in drie hoofdcategorieën: leverancierskwaliteit (DPM), interne fabriekskwaliteit (first pass yield en productie stops), en klantenkwaliteit (product failures en early field failures). Deze KPI's worden maandelijks gerapporteerd via dashboards naar het topmanagement.
Bob toonde verschillende Power BI dashboards die KPI's bevatten zoals efficiëntie, veiligheid, first time right, en service levels. Hij benadrukte dat deze KPI's voor alle fabrieken zichtbaar zijn en dat ze geen fabrieken direct met elkaar vergelijken op basis van deze cijfers.
Tenslotte besprak Piet het gebruik van de "situation quality index" (SQI) KPI, die de impact van kwaliteitsproblemen op de klant meet. Deze KPI wordt op het hoogste niveau gerapporteerd via dashboards.
Andere tools en uitdagingen
Naast Power BI en SAP, hadden de deelnemers het ook over Salesforce waar voornamelijk gebruik van wordt gemaakt voor het beheren van klant-gerelateerde klachten en gegevens. Jira wordt door Barco gebruikt om auditacties te beheren en te rapporteren. Voor diepgaande statistische analyses van kwlaiteitsgegevens maakte Kris gebruik van Minitab.
Alle deelnemers benadrukten het belang van duidelijke instructies van het management en het beperken van het aantal KPI's om succesvol aan de slag te gaan met dashboards binnen hun globale context.
Ben je zelf bezig met het uitrollen van kwaliteitssystemen over verschillende landen heen?
Neem dan deel aan de Global meetings van Xelyo en neem contact op met An Kint.