Meerwaarde creëren met Interne Audits: Cultuur, Strategie en Praktijk in Balans

 

Met dit eerste thema kwamen we samen rond interne audits met leden uit verscheiden organisaties. Samen verzamelden ze inzichten bij elkaar in groep.
Hieronder een overzichtje van de deelnemers:

• Pieter Soete - Global Quality Director - Rousselot
• Katelijne Gheysen - Corporate Quality Manager - Boss Paints
• Marc Boesmans - QA/QC Manager - Ametek (Magnetrol)
• Lize Boen - Corporate Quality Assurance Manager - Lotus Bakeries
• Jurgen De Keyser - Global QMS Manager - Barco
• Arne De Bruyne - IMS Manager - Etex Group
• Chloe Vandevelde - VP QA and Regulatory Affairs - Ontex
• Eddy Franssen - Continuous Improvement Lead - Chevron Phillips Chemical
• Armand Vanderstukken - Kwaliteit medewerker - Bewel
• Vicky Dolezal - Manager VGKM - Renotec
• Dennis Hoogewijs - QESH Manager - Bosal
• Natalie Vanden Bon - Kwaliteitsmanager - A-Kwadraat
• Marlies Geens - Quality Engineer - Reynaers Aluminium

 

De onderstaande punten bieden uiteraard slechts een klein overzicht van alle besproken punten. Wie hier graag over in dialoog gaat, neemt best contact op met An Kint.
We kunnen je eveneens toegang bieden tot enkele presentaties die opgeladen werden door de deelnemers aan deze Deep Dive. 

 

1. Toegevoegde waarde en doel van audits

• Vraag je af of de interne audit bedoeld is om meerwaarde te creëren voor de organisatie of enkel om het ISO-certificaat te behalen. In het laatste geval wordt het moeilijker om een zinvol proces te organiseren en draagvlak te creëren bij collega's en management. Audits moeten proactief feedback opleveren en geïntegreerd worden in de management review, niet als verplichte formaliteit. Gebruik termen zoals "jaarreflectie" in plaats van jargon om de juiste sfeer te creëren.

 

2. Auditprocessen en -aanpak

Focus en planning:

• Risk-based planning kan een inspiratie vormen. Hou volgende parameters daarbij in het achterhoofd:
  
  • Prestaties van de vorige audit,
  • Impact op doelstellingen,
  • Significante wijzigingen.

 

Auditopzet en feedback:

• Houd rapportering simpel en vermijd jargon.
• Goede tools kunnen een goede steun bieden, als, en alleen als, ze werken binnen de context van de organisatie. Laat configuratie zoveel mogelijk achterwege!

 

3. Rollen en betrokkenheid binnen audits

Managementbetrokkenheid:

• Het is cruciaal dat management achter het interne auditproces staat. Dit kan verhoogd worden door hen:
  
  • Zelf thema’s te laten kiezen (bijv. customer focus of competenties),
  • Zelf te laten deelnemen als auditor (mits dit de neutraliteit en openheid niet belemmert).

Opleiding en coaching:

• Fike hanteert een sterk coachingprogramma voor interne auditoren:
  
  • Elke afdeling levert een IA, die een formele training krijgt: ISOnorm, eigen systeem, auditeertechnieken en rapportering.
  • Altijd werken in duo’s:

1. Jaar 1: Dennis auditeert, collega observeert en rapporteert.
2. Jaar 2: Collega’s auditeren per twee, Dennis geeft feedback op het rapport.
3. Jaar 3: Dennis auditeert, collega observeert opnieuw.

Tools en rapportering:

• Gebruik eenvoudige tools en duidelijke methodes voor opvolging en feedback.
• Enkele voorbeelden die aan bod kwamen:
  
  • AlisQI (https://www.alisqi.com/nl/)
  • Zenya (https://zenya-software.com/)
  • CAQ (https://www.caq.de/en)
  • Service Now (https://www.servicenow.com/)
  • Salesforce (als rapporterings- en communicatietool - https://www.salesforce.com/eu/)

 

4. Cultuur als hefboom

• Focus op cultuur is een effectieve en efficiënte manier om interne audits te laten slagen.
• Betrokkenheid bij management en geauditeerden verhoogt de auditcultuur binnen de organisatie.
• Zorg voor een duidelijke koppeling tussen audits en de doelstellingen van de organisatie.

 

5. Strategie en structuur

• Risk-based aanpak met duidelijke parameters zorgt voor structuur en prioriteiten.
• Verbind interne audits met bredere kwaliteits- en bedrijfsdoelstellingen.

 

Conclusie en actiepunten

1. Herdefinieer het doel: Zorg dat interne audits gericht zijn op het creëren van meerwaarde, niet alleen op certificering.
2. Managementbetrokkenheid: Laat hen thema’s kiezen en integreer feedback in de management review op een toegankelijke, niet-jargonvolle manier.
3. Risk-based planning: Gebruik parameters zoals prestaties, doelstellingen en wijzigingen voor prioritering.
4. Coaching en opleiding: Implementeer gestructureerde programma’s om auditoren te trainen en te begeleiden (zoals bij Fike).
5. Gebruik effectieve tools: Vereenvoudig rapportering en opvolging met aangepaste systemen zoals Salesforce, ALIQ of Zenya.
6. Cultuur centraal stellen: Focus op een kwaliteitsgerichte cultuur waarin audits bijdragen aan bedrijfsverbetering.

Zelf aan de slag met de Deep Dives? Kijk dan snel naar onze agenda om deel te nemen aan één van de opkomende Deep Dive sessies.